Latvijas Lauksaimniecības universitāte

Prezentācija par tēmu: "Latvijas Lauksaimniecības universitāte"— Prezentācijas transkripts:

1 Latvijas Lauksaimniecības universitāte
1/29/2019 Latvijas Lauksaimniecības universitāte Ekonomikas fakultāte Lektore Rasma Urtāne LIETVEDĪBA Rīga 2008

2 Rasma Urtāne Tālrunis 29544388 E-pasts: birojs.urtane@inbox.lv
1/29/2019 Rasma Urtāne Tālrunis E-pasts: Mājas lapa: lietvediba.ucoz.lv Grāmata “Lietvedība un arhīvs” Palīgs lietvedībā Lietvedības Rokasgrāmata Parole: lietvediba

3 LIETVEDĪBA – darbs ar iestādes dokumentiem
1/29/2019 LIETVEDĪBA – darbs ar iestādes dokumentiem 1.1. Dokumentu sagatavošana un noformēšana 1.2. Dokumentu reģistrācija 1.3. Dokumentu apgrozība 1.4. Dokumentu izpildes kontrole 1.5. Lietu nomenklatūras sastādīšana 1.6. Iestādes arhīva darbs

4 Definīcijas no VAĢ 07.05.2003. Dienesta informācijas
1/29/2019 Definīcijas no VAĢ Dienesta informācijas Lietvedība ir dokumentēšanas un ar dokumentiem saistītas darba organizācijas sistēma. (sk. arī dokumentu pārvaldība) Dokumentu pārvaldība – vadības joma, kas nosaka un īsteno dokumentu radīšanu, saņemšanu, reģistrēšanu, klasifikāciju, sistematizāciju, izvērtēšanu, apriti, kontroli, glabāšanu, pieejamību līdz nodošanai arhīvā, kā arī dokumentu iznīcināšanu

5 Lietvedību reglamentē
1/29/2019 Lietvedību reglamentē LR MK noteikumi Nr. 154 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi”, (turpmāk tekstā DINN). Izdoti saskaņā ar likuma “Par 1925. gada 1. aprīļa likuma “Ministru kabinetā iekārta” atjaunošanu 14. panta 3. punktu.

6 Lietvedību reglamentē
1/29/2019 Lietvedību reglamentē Civillikums Elektronisko dokumentu likums Valsts valodas likums Iesniegumu likums Pasta likums Par valsts noslēpumu Informācijas atklātības likums Un citi Ministru kabineta iekārtas likums Darba likums Administratīvā procesa likums Fizisko personu datu aizsardzības likums Par grāmatvedību Par valsts ģerboni

7 Arhīva lietas reglamentē
1/29/2019 Arhīva lietas reglamentē Likums Par Arhīviem VALSTS arhīvu ģenerāldirekcijas (VAĢ): Instrukcija par juridisko personu arhīvu dokumentu uzkrāšanu, uzskaiti, saglabāšanu un izmantošanu Valsts institūciju tipveida dokumentu glabāšanas termiņu saraksts

8 LIETVEDĪBAS PAMATUZDEVUMI
1/29/2019 LIETVEDĪBAS PAMATUZDEVUMI Dokumentu sagatavošana un noformēšana atbilstoši pastāvošajām prasībām Dokumentos fiksēto uzdevumu izpildes termiņu ievērošanas kontrole Dokumentu saglabāšana un iznīcināšana Dokumentu saņemšana un uzkrāšana

9 LIETVEDĪBAS PROCESA SASTĀVDAĻAS
1/29/2019 LIETVEDĪBAS PROCESA SASTĀVDAĻAS 1. Dokumentu izstrādāšana un noformēšana 2. Dokumentu reģistrācija un numurēšana 4. Dokumentu izpildes kontrole 3. Dokumentu apgrozības nodrošināšana 6. Lietu nomenklatūras sastādīšana un lietu veidošana 5. Iesniegumu, sūdzību un priekšlikumu izskatīšana 7. Lietu sakārtošana un noformēšana glabāšanai un izmantošanai 8. Iestādes arhīva darba organizēšana

10 LIETVEDĪBAS PROCESU VAR ORGANIZĒT
1/29/2019 LIETVEDĪBAS PROCESU VAR ORGANIZĒT Centralizēti: visu veic vienā vietā iestādē Decentralizēti: visu veic iestādes struktūrvienībās Jaukti: centrā un iestādes struktūrvienībās

11 Lietvedības dienesta funkcijas var veikt
1/29/2019 Lietvedības dienesta funkcijas var veikt lietvedības departaments; lietvedības nodaļa; kanceleja; atsevišķa darbinieku grupa; lietvedis, vadītāja sekretārs, arhivārs.

12 Administratīvo procesu likuma 15.pants
1/29/2019 Administratīvo procesu likuma 15.pants Satversme; Likums un Satversmes 81. panta kārtībā izdotie Ministru Kabineta noteikumi; Ministru Kabineta noteikumi; Pašvaldību saistošie noteikumi”.

13 Dokuments ir informācija
1/29/2019 Dokuments- jebkurā veidā un materiālā ierakstīta informācija, ko rada, saņem un uzglabā ikviena Latvijas Republikas valsts pārvaldes institūcija, valsts un pašvaldību iestāde, uzņēmums, uzņēmējsabiedrība un uzņēmējsabiedrību apvienība, kā arī sabiedriskā un reliģiskā organizācija vai fiziskā persona. (DINN) Dokuments – objektīvās īstenības priekšmetu un cilvēka domas informācijas fiksējums ar rakstu zīmju, grafikas, fotogrāfijas, skaņu ierakstu un citu līdzekļu palīdzību uz jebkura informācijas nesēja (papīra, filmas, disketes utt.) (Lik. Par arhīviem)

14 Dokumenta definīcijas:
1/29/2019 Dokuments – informācija, kas radusies un/vai saņemta uz jebkura informācijas nesēja, ierosinot, turpinot, mainot vai izbeidzot kādu darbību, un kas apliecina šo darbību. Dokumentu veido saturs, konteksts un struktūra. (VAĢ) Dokuments – juridiski atbilstoši rakstveidā noformēts apliecinājums, kas ir pierādījums, dod kādas noteiktas tiesības, par kaut ko informē vai konstatē kādu faktu vai notikumu. (Doc. S Ruskule)

15 Dokumenta pamatfunkcijas
1/29/2019 Dokumenta pamatfunkcijas Informatīvā Juridiskā

16 DOKUMENTA juridiskais spēks
1/29/2019 DOKUMENTA juridiskais spēks Ir dokumenta īpašība, kas ļauj aizstāvēt savas tiesības. Jāievēro sava kompetence un pilnvarojums. DINN punkti: 4+5

17 Juridiskā spēka rekvizīti
1/29/2019 Juridiskā spēka rekvizīti Visiem 1. Dokumenta autora nosaukums 2. Dokumenta datums 3. Dokumenta izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas vai parakstīšanas vietas nosaukums 4. Paraksts

18 Juridiskā spēka rekvizīti
1/29/2019 Juridiskā spēka rekvizīti Organizācijas dokumentiem 5. Dokumenta veida nosaukums 6. Dokumenta numurs Tiesību aktos paredzētajos gadījumos 7. Zīmoga nospiedums 8. Apstiprinājuma uzraksts vai atzīme par dokumenta apstiprinājumu

19 1/29/2019 PĀRVALDES DOKUMENTI – dokumentu sistēma, kas apvieno dokumentus ar kuru palīdzību īsteno attiecīgās organizācijas vadību 1.1. Organizatoriskie dokumenti 1.2. Rīkojuma dokumenti 1.3. Izziņu un pārskatu dokumenti 1.4. Sarakstes dokumenti 1.5. Personāla dokumenti

20 PĀRVALDES DOKUMENTA SASTĀVDAĻAS
1/29/2019 PĀRVALDES DOKUMENTA SASTĀVDAĻAS Teksts Rekvizīti – 21 Dienesta atzīmes - 7

21 LIETVIEDĪBĀ IZMANTOJAMIE PAPĪRA FORMĀTI
1/29/2019 LIETVIEDĪBĀ IZMANTOJAMIE PAPĪRA FORMĀTI A4 – 210 X 297 mm A5 – 210 X 148 mm A3 – 297 X 420 mm

22 DOKUMENTA MALAS UN SASTĀVDAĻU IZVIETOJUMA ZONAS A4
1/29/2019 ne mazāka par 20 mm DOKUMENTA MALAS UN SASTĀVDAĻU IZVIETOJUMA ZONAS A4 VEIDLAPAS REKVIZĪTU ZONA Ne vairāk par 40 mm PIRMTEKSTA ZONA Ne vairāk par 60 mm TEKSTA ZONA PARAKSTA ZONA ne mazāka par 30 mm ne mazāka par 10 mm ne mazāka par 20 mm

23 DOKUMENTA MALAS UN SASTĀVDAĻU IZVIETOJUMA ZONAS A5
1/29/2019 DOKUMENTA MALAS UN SASTĀVDAĻU IZVIETOJUMA ZONAS A5 ne mazāka par 20 mm VEIDLAPAS REKVIZĪTU ZONA PIRMTEKSTA ZONA Ne vairāk par 50 mm TEKSTA ZONA PARAKSTA ZONA ne mazāka par 30 mm ne mazāka par 10 mm ne mazāka par 20 mm

24 Tekstu iedala 4 līmeņos –
1/29/2019 TEKSTA NOFORMĒŠANA (1) Tekstu iedala 4 līmeņos – 1. Nodaļa 3. 2. Apakšnodaļa 3. Punkts vai rindkopa 4. Apakšpunkts Nodaļas beigu zīmes – ______________ vai ***

25 Informācijas izcēlumi – Lappušu (lapu) numerācija –
1/29/2019 TEKSTA NOFORMĒŠANA (2) Informācijas izcēlumi – Noformējot dokumentu informācijas izcelšanai var izmantot attiecīgo tehnisko līdzekļu iespējas (citu burtu rakstu, dažāda biezuma un lieluma burtus u.tml. Lappušu (lapu) numerācija – 1. Dokumentu uz vienas lapas vai lappuses nenumurē. 2. Sākot ar otro lapu (lappusi) numurē ar arābu cipariem katras lapas (lappuses) augšējās vai apakšējās malas vidū bez jebkādām papildus zīmēm

26 1/29/2019 REKVIZĪTI (1) 1. Valsts ģerboņa, organizācijas emblēmas, firmas zīmes vai preču zīmes attēls 2. Dokumenta autora nosaukums 3. Organizācijas reģistrācijas numurs 4. Dokumenta autora pasta adrese 5. Norāde par dokumenta autora sakaru līdzekli (līdzekļiem) 6. Norāde par dokumenta lietošanas ierobežojumu 7. Dokumenta veida nosaukums 8. Dokumenta izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas vai parakstīšanas vietas nosaukums 9. Dokumenta datums un numurs 10. Saņemtā dokumenta datums un numurs atbildes dokumentā

27 1/29/2019 REKVIZĪTI (2) 11. Dokumenta apstiprinājuma uzraksts vai atzīme par dokumenta apstiprinājumu 12. Adresāts 13. Teksta satura atklāsts 14. Teksta pielikuma norāde un uzraksts 15. Norāde par pievienotajiem dokumentiem 16. Paraksts 17. Zīmoga nospiedums 18. Dokumenta saskaņojuma uzraksts vai atzīme par dokumenta saskaņojumu 19. Dokumenta izstrādātāja uzvārds un dienesta tālruņa numurs 20. Dokumenta noraksta vai kopijas pareizības apliecinājuma uzraksts 21. Dokumenta izraksta pareizības apliecinājuma uzraksts

28 DIENESTA ATZĪMES 1. Rezolūcija 2. Atzīme par dokumenta kontroli
1/29/2019 DIENESTA ATZĪMES 1. Rezolūcija 2. Atzīme par dokumenta kontroli 3. Vīza 4. Atzīme par iepazīšanos ar dokumenta saturu 5. Atzīme par dokumenta izpildi 6. Atzīme par dokumenta datu ievadīšanu informācijas sistēmā 7. Atzīme par dokumenta saņemšanu vai atzīme par dokumenta saņemšanu un reģistrēšanu

29 DOKUMENTA JURIDISKAIS SPĒKS
1/29/2019 DOKUMENTA JURIDISKAIS SPĒKS Visiem 1. Dokumenta autora nosaukums 2. Dokumenta datums 3. Dokumenta izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas vai parakstīšanas vietas nosaukums 4. Paraksts Organizācijas dokumentiem 5. Dokumenta veida nosaukums 6. Dokumenta numurs Tiesību aktos paredzētajos gadījumos 7. Zīmoga nospiedums 8. Apstiprinājuma uzraksts vai atzīme par dokumenta apstiprinājumu

30 Dokumenta noformēšana
1/29/2019 Dokumenta noformēšana Jebkurā krāsā, kuru var nokopēt; Nedrīkst rakstīt ar zīmuli; Nedrīkst būt dzēsumi vai aizkrāsojumi Drīkst labot, atrunājot.

31 Zīmoga lietošana Gadījumos, kad paredz likumdošana;
1/29/2019 Zīmoga lietošana Gadījumos, kad paredz likumdošana; Pēc savstarpējās vienošanās; Obligāti kopiju, izrakstu un norakstu apliecināšanas uzrakstā Skat. DINN 47. un 48.punktus

32 Kopiju, norakstu, izrakstu apliecināšana
1/29/2019 Kopiju, norakstu, izrakstu apliecināšana Augšējā labajā stūrī jābūt vārdam KOPIJA, NORAKSTS, IZRAKSTS Apakšā KOPIJA PAREIZA Pilns amata nosaukums, iekļaujot organizācijas nosaukumu; Pašrocīgs paraksts un atšifrējums; Datums, vieta Zīmoga nospiedums

33 Iekšējo dokumentu apgrozība
1/29/2019 Iekšējo dokumentu apgrozība Projekta sagatavošana Vīza Dokumenta parakstīšana Reģistrācija žurnālā (datuma un Nr. piešķiršana) Dokumenta izpilde Atzīme par iepazīšanos ar dokumenta saturu Ievietošana lietā Pavairošana

34 2.shēma 1/29/2019 Dokumenta izstrādātājs Struktūrvienības vadītājs
Izpildītāji Struktūrvienības lietvedības dienests Lietvedības daļa Kanceleja Vīza parakstīšana Apstiprināšana

35 Nosūtāmo dokumentu apgrozība 1.shēma
1/29/2019 2.oriģinālā eksemplāra nosūtīšana vai nodošana adresātam Eksemplāra ar vīzām ievietošana lietā Reģistrācija, datuma un Nr. piešķiršana Vizētājs 1eksemplārs Dokumentu izstrādātājs 2 eksemplāri Datorrakstītājs Lietvedības daļa vai kanceleja Parakstītājs

36 2.shēma - nosūtāmie dokumenti
1/29/2019 2.shēma - nosūtāmie dokumenti Projekta sagatavošana (2 eks.) Vīza Dokumenta parakstīšana Reģistrācija žurnālā (datuma un Nr. piešķiršana) Dokumenta nosūtīšana adresātam 1 eks. ievietošana lietā

37 Saņemto dokumentu aprite Juridiskas personas 1/29/2019
Fiziskas personas sekretāre Svešās atgriež Personīgās Apskata aploksnes Atver aploksnes un iepazīstas ar dokumenta saturu Izmet aploksnes Pievieno aploksnes dokumentam, ja Ir sūdzības Sūtītāja adrese tikai uz aploksnes Atšķirīgi dokumenta un aploksnes datumi Bojāta aploksne Atzīme par saņemšanu un reģistrēšanu reģistrējamie nereģistrējamie priekšniekam Nodod adresātam rezolūcija sekretārei Reģistrē žurnālā Atzīme par izpildi Atbildes nosūtīšana Nodod izpildītājam (adresātam) pret parakstu lietā

38 Sarakstes (korespondence)
1/29/2019 PĀRVALDES DOKUMENTI Organizatoriskie Rīkojuma Izziņu un pārskatu Sarakstes (korespondence) Personāla

39 Lietvedības instrukcija
1/29/2019 1. Vispārīgie noteikumi; 2. Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi; 3. Dokumentu parakstīšana, zīmogu un spiedogu lietošana; 4. Dokumentu aprites noteikumi; 5. Reģistrējamo un nereģistrējamo dokumentu saņemšana un reģistrēšana; 6. Dokumentu savlaicīgas izpildes kontroles organizācija;

40 Lietvedības instrukciju
1/29/2019 Lietvedības instrukciju Noformē uz organizācijas veidlapas Paraksta atbildīgā persona (lietvede, kancelejas vadītājs, biroja darbinieks) Apstiprina organizācijas vadītājs (ar rīkojuma dokumentu)

41 Lietvedības instrukcijas
1/29/2019 Lietvedības instrukcijas 7.Iesniegumu lietvedība; 8. Organizācijas struktūrvienību un darbības virzienu sistematizēšana; 9. Lietu nomenklatūras izstrādāšana un lietu formēšana; 10. Arhīva darba organizācija; 11. Pielikumi, kuros parādīti dažādu dokumentu noformēšanas paraugi.

42 Dokumentu reģistrācija
1/29/2019 Dokumentu reģistrācija Reģistrēt dokumentus var: žurnālos kartotēkās Datorā

43 Saņemto dokumentu reģistrācijā fiksējamās ziņas
1/29/2019 1.lappusē Reģistrācijas numurs saņemšanas datums; saņemtā dokumenta datums un reģistrācijas numurs; no kā saņemts dokuments; saņemtā dokumenta veids; saņemtā dokumenta īss saturs vai virsraksts (ieteicams norādīt lapu skaitu + pielikuma lapas);

44 2. lappusē vadības rezolūcija; kam un kad nodots izpildei;
1/29/2019 2. lappusē vadības rezolūcija; kam un kad nodots izpildei; izpildes termiņš; paraksts par saņemšanu izpildei; atzīme par dokumenta izpildi un atbildes nosūtīšanu; atzīme, kurā lietā ievietots dokuments.

45 Nosūtāmo dokumentu reģistrācijā
1/29/2019 Nosūtāmo dokumentu reģistrācijā reģistrācijas datums; reģistrācijas numurs; kam adresēts dokuments (ja tas ir atbildes dokuments, norāda – uz kāda datuma, kad saņemtu, kāda numura iniciatīvas dokumentu, kā arī tā reģistrācijas numuru); dokumenta veids un īss nosūtāmā dokumenta saturs; kas sagatavojis, kas parakstījis; kā nosūtīts; atzīme, kurā lietā ievietots dokumenta autora eksemplārs.

46 Iekšējo un rīkojuma dokumentu reģistrācijā:
1/29/2019 Iekšējo un rīkojuma dokumentu reģistrācijā: reģistrācijas datums; reģistrācijas numurs; dokumenta satura izklāsts; kas sagatavojis, kas parakstījis; izpildītājs, uzdevums, termiņš; atzīmes par izpildi.

47 Lietu nomenklatūra 1-1 1-2 .... 2-1
1/29/2019 Struktūrvienību (vai darbības virziena un nosaukums Lietas sējumu skaits Glabāšanas termiņš Piezīmes 1 2 3 4 5 1-1 1-2 .... 2-1

48 Apliecinājuma ieraksta veidlapas paraugs
1/29/2019 Apliecinājuma ieraksta veidlapas paraugs Lietā numurētas _____________________________________________ (ar cipariem un vārdiem) _____________________________________________________ lapas tajā skaitā: litera lapas _________________________________________ numerācijā izlaistās lapas ______________________________________ + __________ lapas – lietā esošo dokumentu uzskaites saraksts. (ar cipariem) (amats) (paraksts) (paraksta atšifrējums) (datums)

49 Lietā esošo dokumentu uzskaites saraksta paraugs
1/29/2019 Nr.p.k. Dokumentu virsraksts vai lietas nosaukums Lapu Nr. Piezīmes 1 2 3 4 Amats pašrocīgs paraksts paraksta atšifrējums (datums)